In deze handleiding vindt u een beschrijving van de werkwijze, die u dient te volgen na aanschaf van EDI-factuur of voor het starten met de Z-factuur uitwisseling. Met de module EDI-factuur kunt u facturen van uw leveranciers ophalen en inlezen in Mifas van een selectie voerleveranciers. Wanneer u begint met de uitwisseling van Z-factuur, kunt u ook de facturen van andere bedrijven inlezen die zich bij Z-factuur aangemeld hebben. Als u dieren levert aan Vion, dan is het ook mogelijk afrekeningen van Vion in te lezen.

Heeft u vragen over instellingen, of heeft u vragen die met deze handleiding niet beantwoord worden, kijk dan in Agrovision Selfservice.

Deze handleiding van deze module bestaat uit een aantal gedeelten. Omdat de hele uitwisseling uit drie soorten ‘partijen’ bestaan, is er voor gekozen om hierin ook het onderscheid in hoofdstukken te maken. Als eerste een algemeen hoofdstuk, waarin het activeren van de nieuwe module wordt uitgelegd. Daarna volgt een hoofdstuk waarin de uitwisseling van EDI-factuur uitgelegd wordt. Het volgende hoofdstuk bespreekt de stappen die doorlopen moeten worden voor het ophalen van de facturen via Z-factuur. Daarna volgt nog een hoofdstuk wat de uitwisseling van VION afrekeningen uitlegt. Per hoofdstuk wordt een onderverdeling gemaakt in het instellen, het inlezen en het verwerken van de facturen/afrekeningen. Tevens is er nog een hoofdstuk met de belangrijkste overzichten toegevoegd. Als laatste wordt Selfservice nog in het programma aangekaart.

2 Activeren nieuwe module

Start Agrovision op en ga onderin het programma naar systeembeheer.

Menu: Systeembeheer, Overig, Nieuwe licentie inlezen

U krijgt het volgende scherm in beeld:

Selecteer de optie “licentie ophalen via internet” + OK.

Daarna krijgt u onderstaande melding in beeld:

Bevestig de vraag met Ja en start daarna Agrovision opnieuw op. De licentie is nu ingelezen en de nieuwe module is actief in het programma.

3 EDI-Factuur

Hierin wordt de werking van EDI-factuur uitgelegd. In elke paragraaf wordt een stap in dit proces besproken. Eenmalig dient u een aantal gegevens in te voeren en een aantal instellingen te doen om het programma voor uw specifieke bedrijfssituatie in te stellen. Wij adviseren u hierbij deze volgorde aan te houden.

3.1 Voorbereidingen

Voor u gegevens in kunt lezen met de EDI-factuur module in Mifas, dient dit aangegeven te worden bij de aanbieder van de elektronische facturen.

Op de internetpagina http://www.agrovision.nl/sectoren/financieel/edi_factuur/leveranciers/ staat per leverancier aangegeven hoe u dit moet doen en hoe u de gebruikersnaam en wachtwoord in uw bezit kunt krijgen of waar u deze kunt vinden.

3.2 Instellingen EDI-factuur

U dient eenmalig een aantal instellingen te doen:

Menu: Financieel, Basisgegevens, Stamgegevens

Ga naar tabblad Rekeningschema

· Controleer of er een grootboekrekening “Crediteuren” aanwezig is. Voeg deze indien nodig toe! Overleg dit eventueel met uw accountant. Als u al werkt met de module In- en verkoopboek is het altijd noodzakelijk een extra Crediteuren grootboekrekening aan te maken (“Crediteuren EDI-factuur”).

· U kunt als volgt een nieuw rekeningnummer toevoegen:

o Selecteer een rekeningnummer dat hier het dichtst bij in de buurt komt (bv Crediteuren).

o Kies de knop Dupliceren.

o Hoog het rekeningnummer met 1 op (mits deze nog niet bestaat).

o Doe hetzelfde voor rekeningnummer accountant.

o Pas de omschrijving aan naar “Crediteuren EDI-factuur”.

o Controleer de overige velden en bevestig dan met OK.

Ga naar tabblad Relaties

· Wijzig de relaties waarvan u de elektronische facturen in wilt lezen:

o Selecteer de betreffende relatie

o Kies de knop Wijzigen.

o Klik dan op het tabblad Financieel.

o Vul bij het veld Debiteur/crediteur “Beide” in.

o Bevestig dit met OK.

Ga naar tabblad Dagboeken

· Voeg hier een dagboek toe waar de elektronische facturen ingelezen worden:

o Overleg voor het dagboeknummer met uw accountant.

o Neem als omschrijving bijvoorbeeld: “Electronisch facturen boek”. Tekstvak:

o Kies bij type dagboek voor “EDI-factuur inkoop”.

o Typ bij ‘Rekeningnummer’ het grootboekrekeningnummer in wat u zojuist heeft toegevoegd.

o Typ bij ‘Rekening nog te coderen’ het rekeningnummer in waarop de boekingen terecht moeten komen als deze bij het inlezen nog niet herkend worden. Dit kan hetzelfde rekeningnummer zijn als u ingesteld heeft staan bij uw bankboek/rekening courant. Meestal is dit de rekening “9999 Telebankieren nog te coderen”.

· Klik nu op het tabblad EDI-koppelingen.

· Klik op het pijltje onder Koppeling.

· Klik vervolgens op Toevoegen.

Het onderstaande scherm verschijnt:

· Kies de organisatie waarvan u facturen wilt inlezen. De omschrijving wordt nu automatisch gevuld.

· Kies bij medium voor Web-services (SOAP).

· Vul de door de leverancier verstrekte gebruikersnaam/logincode en wachtwoord in. Neem deze precies over. Let ook op hoofdletters en kleine letters!

· Klik op de knop Testen inloggen om te kijken of u geen fouten gemaakt heeft. Klik daarna op OK.

N.B. Als u facturen in wilt lezen van Hendrix-UTD, krijgt u de Gebruikersnaam/logincode, wachtwoord en afnemer van EDI-Circle. Vul Bij uitwisseling met Hendrix-UTD ook de Afnemer relatiecode in. Dit geldt vanaf heden ook voor het inlezen van de facturen van De Heus en haar dealers: Geurts, Delta Voeders en Heuvelland voeders.

U bent nu weer terug in het scherm “Invoer dagboek”:

· Kies onder relatie uw leverancier en typ uw klantnummer in. Let op! Uw klantnummer bij uw leverancier staat op de door u ontvangen facturen. Controleer dit altijd.

· Aandachtspunten voor een aantal leveranciers:

o Bij Agrifirm heeft u altijd een 10-cijferig klantnummer met in enkele gevallen een 0 op de eerste positie.

o Bij Hendrix-UTD dient u de laatste twee cijfers van het klantnummer op uw factuur weg te laten!

o Bij EDI-factuur via Koerhuis stelt u de klantnummers in, die u op de facturen van uw voerleverancier kunt vinden. Gebruik hiervoor niet hetzelfde nummer als ingesteld bij Gebruikersnaam.

· U dient per klantnummer een regel aan te maken. Dit kan via de knop Toevoegen.

· Als u van meerdere organisaties facturen in wilt lezen, dan dient u opnieuw een EDI-koppeling toe te voegen. Dit moet ook als u van uw leverancier meerdere gebruikersnamen en wachtwoorden heeft gekregen. Het verwijderen, wijzigen en toevoegen van deze koppelingen kan ook vanuit het hoofdmenu van Mifas via Koppelingen, EDI-instellingen.

3.3 Instellingen overig

Wanneer u voor het eerst werkt met een inkoop- en/of verkoopboek, dient u ook deze instelling te doorlopen.

Menu: Financieel, Basisgegevens, Boekjaar/instellingen

Ga naar tabblad Grootboekkoppelingen

· Kies hier de grootboekrekeningen waar betalingsverschillen en inkoopkortingen op geboekt worden tijdens het coderen in het bankboek. Met betalingsverschillen wordt een klein verschil (enkele centen) tussen het factuurbedrag en het betaalde bedrag bedoeld. Het bedrag is dan dusdanig klein dat het restbedrag niet alsnog overgemaakt wordt. Om de boekhouding kloppend te houden moet dit kleine verschil wel ergens op geboekt worden.

· In overleg met uw accountant kunt u de ontbrekende rekeningen toevoegen.

3.4 Inlezen facturen rechtstreeks van uw leverancier met EDI-factuur.

Menu: Financieel, Invoer boekingen, Elektronisch facturen boek

Via de knop Toevoegen/EDI-Factuur krijgt u een scherm waarmee u de nieuwe facturen op kunt halen.

· U kunt de eerste keer een datum ingeven vanaf wanneer u de elektronische facturen wilt ophalen. Mifas onthoudt voor u de nummers van de facturen die ingelezen worden. De volgende keer haalt Mifas alleen de nieuwe facturen op vanaf het laatste volgnummer.

· Door op de knop EDI-Facturen ophalen te klikken, maakt Mifas verbinding met de website van uw leverancier en haalt de nieuwe facturen op.

· Na het ophalen van de elektronische facturen vinkt u de facturen aan, die u in wilt lezen en klikt u op de knop OK.

Tip: is het de eerste keer? Vink dan een beperkt aantal facturen aan om die door te verwerken. Wanneer u daarna de rest van de facturen ophaalt, zijn de meeste facturen al herkend en alvast voorzien van een grootboeknummer. Dit bespaart u werk.

· Als de facturen ingelezen zijn kunt u via de knop Afsluiten dit scherm verlaten en komt u in het elektronisch facturen dagboek terecht.

3.5 Verwerken van de EDI-facturen

De facturen zijn nu ingelezen in het aangemaakte elektronisch facturenboek. Hier kunt u vervolgens de facturen verwerken. De ingelezen facturen worden onder elkaar getoond. Kies voor de knop Wijzigen om de factuurregels in beeld te krijgen. Aan deze verschillende factuurregels moet nog een grootboekrekening (code) toegekend worden. U kunt de facturen en factuurregels die u nog moet verwerken, herkennen aan de sterretjes (* of **) die er achter staan. Twee sterretjes betekent dat het betreffende artikel nog niet eerder is ingelezen. Staat er één sterretje achter dan is de boeking al automatisch voorgecodeerd door Mifas. Dit kan Mifas doen doordat Mifas onthoudt welke grootboekrekening eerder gebruikt is bij een bepaald artikel. Mifas onthoudt ook welk gewasbeschermingsmiddel, voedermiddel of meststof bij een artikelcode hoort.

Verwerk nu de factuurregels door deze op het juiste grootboekrekeningnummer te boeken en controleer de overige ingelezen gegevens. Bevestig dan het scherm met OK. Wanneer de alle regels verwerkt is kunt u doorgaan met de Volgende factuur of bevestigen met OK om het scherm te sluiten.

3.6 Coderen in bank- en kasboek

Nadat de facturen verwerkt zijn in Mifas, moeten de betalingen van de facturen ook verwerkt worden. Deze dienen aan elkaar gekoppeld te worden zodat het programma weet dat de facturen betaald zijn. Hieronder de beschrijving hoe u de betaling in het bankboek kunt koppelen aan de juiste factuur. Het verwerken van de contante betalingen in het kasboek gaat op overeenkomstige wijze.

Menu: Financieel, Invoer boekingen, Bankboek

· Wijzig de betreffende boeking.

· Voor alle betalingen waarvan de factuur is ingelezen, geldt dat u bij Boekingstype kiest voor “crediteur, betaling aan”.

· Vervolgens kiest u de relatie die bij deze betaling hoort.

· Met de knop Openstaande posten selecteert u vervolgens de juiste factuur die bij deze boeking hoort.

Controleer of het factuurbedrag overeen komt met het bedrag van de betaling. Hier dient dan onderin ‘100% van factuurbedrag’ in beeld te komen. Bevestig dit scherm dan met OK en het volgende scherm kunt u dan na controle ook met OK bevestigen.

Linksonder in het scherm ‘openstaande posten nog te betalen’, kunt u eventuele betalingskortingen afboeken indien het factuurbedrag anders is dan het betaalde bedrag. Doet u dit niet, dan houdt u een openstaand bedrag/openstaande post op deze factuur in de boekhouding.

Tijdens het importeren van betalingen en ontvangsten via Telebankieren (of Mutaties importeren) in het bankboek, worden de meeste facturen al automatisch gekoppeld aan de juiste betaling. U dient deze boekingen nog wel te controleren.

4 Z-Factuur

Hierin wordt de werking van Z-factuur uitgelegd. In elke paragraaf wordt een stap in dit proces besproken. Eenmalig dient u een aantal gegevens in te voeren en een aantal instellingen te doen om het programma voor uw specifieke bedrijfssituatie in te stellen. Wij adviseren u hierbij deze volgorde aan te houden.

4.1 Voorbereidingen

Wanneer u facturen wilt inlezen via Z-factuur, dan dient u hiervoor een abonnement bij Z-factuur af te sluiten. U kunt dit doen via de Z-factuur website: www.zfactuur.nl. Zorg dat u hierbij de koppeling met een boekhoudprogramma actief heeft staan. U kunt deze website ook raadplegen om te zien van welke aanbieders u de facturen elektronisch in kunt lezen.

4.2 Inlezen facturen met Z-factuur

Tijdens de eerste keer inlezen van facturen via Z-factuur, krijgt u de mogelijkheid om direct de instellingen voor deze uitwisseling in te vullen. Volg onderstaande stappen om deze uitwisseling in te stellen.

Menu: Financieel, Invoer boekingen, Elektronisch facturen boek

Klik op de knop Z-factuur. De eerste keer komt de vraag “Heeft u van Z-factuur de inloggegevens gekregen?” Beantwoord deze dan met Ja.

Vul nu in het volgende scherm uw Z-factuur inloggegevens exact in. Klik hierna op de knop Testen inloggen.

Als het inloggen gelukt is, klik dan op de knop Ok. (U hoeft deze gegevens uiteraard alleen de eerste keer in te voeren!)
In het nu volgende scherm kunt u instellen van welke leverancier u facturen in wilt lezen en vanaf welke factuurdatum. Het instellen van de factuurdatum is waarschijnlijk alleen de eerste keer nodig.

Klik op de knop Facturen ophalen.
Klik na het ophalen op de knop Volgende.
Eventueel kunt u in dit scherm kiezen welke facturen u in wilt lezen.

Klik op de knop Volgende.
Als er facturen van een nieuwe relatie ingelezen worden, vraagt Mifas u deze relatie te koppelen aan een al bestaande Mifas relatie:

Door het vinkje uit de kolom inlezen te halen, worden facturen van deze relatie nooit ingelezen. (Dit kan handig zijn als de facturen van deze relatie in een andere administratie ingelezen moeten worden.)
Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien om de facturen in te lezen.

Vervolgens kunt u de facturen verwerken zoals u bij EDI Factuur ook gewend bent. Zie hiervoor ook het voorgaande hoofdstuk 3 EDI-Factuur, paragraaf 3.5 Verwerken van de EDI-facturen en paragraaf 3.6 Coderen in bank- en kasboek.

5 Z-Factuur VION

Met Z-Factuur kunnen niet alleen elektronisch facturen ingelezen worden, maar ook de afrekeningen kunnen nu elektronisch ingelezen worden. Om uw afrekeningen te kunnen inlezen, heeft u een EDI-Factuur verkoopdagboek nodig. Bij de eerste keer ophalen van de facturen wordt u hier automatisch naartoe geleid. Om dit goed te kunnen invullen is het van belang om het rekeningnummer van de debiteuren en de nummering van de dagboeken te weten. De relatie is nodig om daar de koppeling op in te kunnen stellen. Volg onderstaande stappen om dit te controleren. Hierbij wordt er van uit gegaan dat u al met Z-factuur gewerkt heeft. Is dit niet het geval, doorloop dan eerst het voorgaande hoofdstuk (Hoofdstuk 4 Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.).

5.1 Instelling voor VION afrekeningen

Menu: Financieel, Basisgegevens, Stamgegevens

Ga naar tabblad Rekeningschema

· Controleer of er een grootboekrekening “Debiteuren” aanwezig is. Voeg deze indien nodig toe! Overleg dit eventueel met uw accountant. Als u al werkt met de module In- en verkoopboek is het altijd noodzakelijk een extra Debiteuren grootboekrekening aan te maken (“Debiteuren EDI-factuur”).

Ga naar tabblad Dagboeken

· Controleer hier uw dagboeknummering. Onthoud eventueel welk nummer uw (EDI-Factuur) inkoopboek heeft.

Ga naar tabblad Relaties

Controleer welke relatie u in Pigmanager gebruikt om de aan- en verkopen van dieren op te registreren. Dit is noodzakelijk omdat de relatie Vion er dubbel in kan staan.

· Wijzig de betreffende relatie en controleer of hier op tabblad financieel het veld bij Debiteur/Crediteur op ‘Beide’ staat. Let er op dat deze relatie niet meerdere keren in de lijst voor komt.

5.2 Inlezen VION afrekeningen met Z-factuur

Wanneer er in Pigmanager ook gebruik gemaakt wordt van de module ‘EDI Slacht’, dient deze eerst uitgewisseld te worden. Daarna kunt u de afrekeningen binnen Z-factuur ophalen en inlezen. Doet u dit niet, zullen de verkopen dubbel in Pigmanager komen te staan.

Wat wordt er dan precies ingelezen bij de VION uitwisseling via Z-factuur? Hierbij worden de afrekeningen ingelezen (financieel) met daarbij de verkopen van de (groepen) dieren. Wanneer deze boeking verwerkt zal worden, zullen de verkopen automatisch in het Pigmanager-pakket doorgevoerd worden. Hierbij worden de verkopen gekoppeld en daarbij ook met de eerder ingelezen slachtgegevens (EDI Slacht). Dit wordt verder uitgelegd in de volgende stappen.

Menu: Financieel, Invoer boekingen, Elektronisch facturen boek

Klik op de knop Z-factuur.

In het nu volgende scherm kunt u instellen van welke leverancier u facturen in wilt lezen en vanaf welke factuurdatum. (Het instellen van de factuurdatum is alleen de eerste keer nodig.) Stel deze nu in op de gewenste leverancier en op de datum vanaf wanneer u de facturen wilt ontvangen.
Klik op de knop Facturen ophalen.
U krijgt een melding met het aantal facturen dat opgehaald is. Klik nu op de knop Volgende.
Eventueel kunt u in dit scherm kiezen welke facturen u in wilt lezen.

Klik op de knop Volgende.
Nu krijgt u de volgende vraag in beeld, omdat het nu ook verkoopfacturen betreft. Kies voor Ja.

Vul het scherm dat u dan in beeld krijgt als volgt in. De nummering van de gebruikte rekeningnummers en van het dagboek kan natuurlijk wat afwijken. Gebruik de hiervoor door u ingestelde nummering (Tip: Rekening ‘nog te coderen’ is vaak rekeningnummer 9999).

Op tabblad EDI-koppelingen hoeft u dan niks in te vullen. Bevestig dit met OK.
Het daarop volgende scherm/melding geeft nog een attentiemelding. Deze kunt u ook met Ja bevestigen en de facturen zullen dan worden ingelezen.

Als er facturen van een nieuwe relatie ingelezen worden, vraagt Mifas u deze relatie te koppelen aan een al bestaande Mifas relatie.
Door het vinkje uit de kolom inlezen te halen, worden de facturen van deze relatie nooit ingelezen. (Dit kan handig zijn als de facturen van deze relatie in een andere administratie ingelezen moeten worden.)
Vul hier nu de koppelingen in met de juiste relatie (VION) en het juiste dagboek (EDI Factuur Verkoop). Kies dan Volgende.

Na enkele seconden verschijnt dan het scherm met alle facturen nog eens in beeld. Kies hier voor Voltooien en de facturen worden één voor één doorverwerkt.

5.3 Het verwerken van de VION facturen

De doorverwerkte VION facturen, worden in het EDI Factuur Verkoopboek geplaatst. Hier kunt u de facturen coderen.

Menu: Financieel, Invoer boekingen, EDI Factuur Verkoop

Wijzig de factuur en kies het betreffende rekeningnummer waarop de boeking van toepassing is.
Het tabblad Extra gegevens komt in beeld. Hier hoeft u alleen nog de tak in te vullen voor zover deze nog niet bekend is. De overige gegevens zijn al automatisch gevuld. Hiermee wordt dit ook gelijk verwerkt in uw dieradministratie. U hoeft hier dus niet meer te kiezen voor ‘koppelen’. Op deze manier wordt automatisch de boeking in uw dieradministratie verwerkt van de verkoop van in dit geval de vleesvarkens. Mochten de slachtgegevens eerder ingelezen zijn middels EDI-slacht, worden deze er ook automatisch aan gekoppeld.

Bevestig dit scherm dan met OK.
Kies dan bij de factuur voor OK om deze af te sluiten of Volgende om de volgende factuur te verwerken.

Bij het verwerken van de facturen van individuele dieren, bijvoorbeeld de slachtzeugen dient u nog wel de boeking te koppelen. Dit is namelijk geen groepsinvoer. Zie onderstaand scherm:

Kies voor de knop Koppelen.
In het scherm wat dan in beeld komt, kunt u de betreffende afvoer aanvinken en bevestigen met OK. Op deze manier wordt ook bovenstaand scherm gevuld en wordt de verkoop gekoppeld aan het juiste dier.

Als deze facturen dan verwerkt zijn, kunt u vervolgens de facturen in het bankboek verwerken zoals u gewend bent; de betaling dus koppelen aan de factuur. Nu zal er in plaats van “Crediteur, betaling aan”, wel “Debiteur, betaling van” komt te staan bij het boekingstype. Let er dan ook op dat u hier weer de juiste relatie kiest om de facturen te kunnen koppelen.

6 Overzichten

Hierbij worden de overzichten besproken die u ten behoeve van EDI-factuur en Z-Factuur kunt raadplegen.

6.1 Openstaande posten

Het overzicht “Openstaande posten” geeft u altijd een actueel beeld van de nog te betalen facturen.

Menu: Financieel, Overzichten, Openstaande posten

· Selectie: via de knop Selecteer kunt u de openstaande posten van een bepaald dagboek of bepaalde relatie opvragen.

· Specificeren: als u deze optie aanvinkt, dan worden op het overzicht ook alle boekingsregels van de openstaande factuur getoond.

· NAW relaties en Totaal per relatie: deze opties spreken voor zich.

Het afdrukvoorbeeld laat per factuur zien wat nog het openstaande bedrag is. Zo kunt u herkennen of facturen nog niet betaald zijn, of dat ze nog niet goed in de boekhouding verwerkt zijn.

6.2 Debiteuren/crediteuren-kaart

Menu: Financieel, Overzichten, Debiteuren/crediteuren-kaart

· Selectie: via de knop Selecteer kunt u de openstaande posten van een bepaald dagboek of bepaalde relatie opvragen.

· Elke relatie op nieuwe pagina beginnen, spreekt voor zich.

Op het afdrukvoorbeeld ziet u (per relatie) welke facturen hiervan zijn en ook de betaalde facturen komen in beeld van de opgevraagde periode. Daarnaast is ook per factuur weergegeven waar en wanneer deze afgeboekt is. Ook worden de eventuele openstaande bedragen nog weergegeven.

7 Selfservice 24/7

Met de knop onderin het programma, start u de Selfservice van Agrovision.

U kunt de Selfservice ook opstarten via de Agrovision website.

http://esc.agrovision.nl/

Kies boven in het menu voor INLOGGEN
U kunt hier inloggen met de gegevens van Agrovision:

o Gebruikersnaam; Vul hier uw Agrovision relatienummer/licentienummer in (deze staat ook op het beginscherm, boven uw adresgegevens)

o Wachtwoord; Vul hier uw Agrovision wachtwoord in

Is het Agrovision relatienummer en/of wachtwoord niet bekend of bent u deze vergeten? Neem dan contact op met de Agrovision Helpdesk of mail naar: servicedesk@agrovision.nl

U kunt ook bovenin het scherm kiezen voor “Login vergeten? Klik hier!”. Vul dan uw gebruikersnaam en e-mailadres in en we zullen u zo spoedig mogelijk een bericht met uw inloggegevens toesturen.