Opstarthandleiding
EDI-Factuur
Bedrijfseconomie
Opstarthandleiding
EDI-Factuur
Bedrijfseconomie
Inhoudsopgave
3.3 Inlezen facturen rechtstreeks
van uw leverancier met EDI-Factuur.
3.4 Het verwerken van de facturen
binnen EDI-Factuur
4.2 Inlezen facturen met Z-factuur
5.1 Inlezen afrekeningen VION met
Z-factuur
5.2 Het verwerken van de VION
facturen
In deze handleiding vindt u een beschrijving van de werkwijze, die u
dient te volgen na aanschaf van EDI-Factuur in combinatie met bedrijfseconomie
of voor het starten met de Z-factuur uitwisseling. Met de module EDI-factuur
kunt u facturen van uw leveranciers ophalen en inlezen in Mifas van een
selectie voerleveranciers. Wanneer u begint met de uitwisseling van Z-factuur,
kunt u ook de facturen van andere bedrijven inlezen die zich bij Z-factuur
aangemeld hebben. Als u dieren levert aan Vion, dan is het ook mogelijk
afrekeningen van Vion in te lezen.
Heeft u vragen over instellingen, of heeft u vragen die met deze
handleiding niet beantwoord worden, kijk dan in Agrovision Selfservice .
Deze handleiding van deze module bestaat uit een aantal gedeelten. Omdat
de hele uitwisseling uit drie soorten ‘partijen’ bestaan, is er voor gekozen om
hierin ook het onderscheid in hoofdstukken te maken. Als eerste een algemeen
hoofdstuk, waarin het activeren van de nieuwe module wordt uitgelegd. Daarna
volgt een hoofdstuk waarin de uitwisseling van EDI-factuur uitgelegd wordt. Het
volgende hoofdstuk bespreekt de stappen die doorlopen moeten worden voor het
ophalen van de facturen via Z-factuur. Daarna volgt nog een hoofdstuk wat de
uitwisseling van VION afrekeningen uitlegt. Per hoofdstuk wordt een
onderverdeling gemaakt in het instellen, het inlezen en het verwerken van de
facturen/afrekeningen. Tevens is er nog een hoofdstuk met de extra instellingen
ten behoeve van EDI-Factuur in Bedrijfseconomie. Als laatste wordt Selfservice
nog in het programma aangekaart.
Start Agrovision op
en ga onderin het programma naar systeembeheer.
Menu: Systeembeheer, Overig, Nieuwe
licentie inlezen
U krijgt het
volgende scherm in beeld:
Daarna krijgt u onderstaande melding in beeld:
Bevestig de vraag met Ja en
start daarna Agrovision opnieuw op. De licentie is nu ingelezen en de nieuwe
module is actief in het programma.
Hierin wordt de werking van EDI-Factuur uitgelegd. In elke paragraaf wordt een stap in dit proces besproken. Eenmalig dient u een aantal gegevens in te voeren en een aantal instellingen te doen om het programma voor u specifieke bedrijfssituatie in te stellen. Wij adviseren u hierbij deze volgorde aan te houden.
Voor u gegevens in kunt lezen met de
EDI-Factuur module in Mifas dient dit aangegeven te worden bij de aanbieder van
de elektronische facturen.
Op de internetpagina http://www.agrovision.nl/agrarier/boekhouding/mifas-financieel/leveranciers/
staat per leverancier aangegeven hoe u deze gegevens in uw bezit kunt krijgen
of waar u deze kunt vinden.
U dient eenmalig een aantal instellingen te
doen:
Menu: Bedrijfseconomie, Basisgegevens, Stamgegevens
Ga naar tabblad EDI-Factuur koppelingen.
·
Klik op de knop Toevoegen.
·
Klik op het pijltje achter Koppeling.
·
Klik vervolgens op Toevoegen,
Zie
afbeelding:
Het onderstaande scherm
verschijnt:
·
Kies de organisatie, waarvan u
facturen in wilt lezen, de omschrijving wordt dan automatisch (aan)gevuld.
·
Kies bij Medium voor Web-services
(SOAP).
·
Vul de door de leverancier verstrekte gebruikersnaam/logincode
en wachtwoord in. Neem deze precies over. Let ook op hoofdletters en kleine
letters!
·
Klik op
de knop Testen inloggen om te kijken
of u geen fouten heeft gemaakt. Klik daarna op OK.
N.B. Als u facturen in wilt lezen van Hendrix-UTD krijgt u deze gegevens van
EDI-Circle. Vul Bij uitwisseling met Hendrix-UTD ook de (afnemer) Relatiecode
in. Dit geldt vanaf heden ook voor het inlezen van de facturen van De Heus en
haar dealers: Geurts, Delta Voeders en Heuvelland voeders.
U komt nu terug in het onderstaande scherm:
·
Kies vervolgens de relatie en typ uw klantnummer in. Let
op! Uw klantnummer bij de betreffende leverancier staat op de door u
ontvangen facturen.
·
Aandachtspunten voor een aantal
leveranciers:
o
Bij Agrifirm heeft u altijd een 10-cijferig klantnummer met in enkele
gevallen een 0 op de eerste positie.
o
Bij Hendrix-UTD dient u de laatste twee cijfers van het klantnummer op
uw factuur weg te laten!
o
Bij EDI-factuur via Koerhuis stelt u de klantnummers in,
die u op de facturen van uw voerleverancier kunt vinden. Gebruik hiervoor niet
hetzelfde nummer als ingesteld bij Gebruikersnaam.
·
U dient per klantnummer een regel
aan te maken. Dit kan via de knop Dupliceren.
·
Als u van meerdere organisaties
facturen in wilt lezen, dan moet u per organisatie een EDI-koppeling aanmaken.
Dit moet ook als u van uw leverancier meerdere gebruikersnamen en wachtwoorden
heeft gekregen. Het verwijderen, wijzigen en toevoegen van deze koppelingen kan
vanuit het technische pakket (Pigmanager of Comru) via Uitwisseling, EDI-instellingen.
Menu: Bedrijfseconomie,
Invoer gegevens, EDI-Factuur
·
Via de knop Importeren
krijgt u een scherm waarmee u de nieuwe facturen op kunt halen.
·
U kunt de eerste keer een datum ingeven vanaf
wanneer u de elektronische facturen wilt ophalen. Het programma onthoudt voor u
de nummers van de facturen die ingelezen worden. De volgende keer worden alleen
de nieuwe facturen opgehaald.
·
Door op de
knop EDI-facturen ophalen te
klikken, maakt het programma verbinding met de website van uw leverancier en
haalt de nieuwe facturen op.
·
Na het ophalen van de elektronische facturen vinkt
u de facturen aan, die u in wilt lezen en klikt u op de knop OK.
Tip: is het de eerste keer? Vink dan een
beperkt aantal facturen aan om die door te verwerken. Wanneer u daarna de rest
van de facturen ophaalt, zijn de meeste facturen al herkend en alvast voorzien
van een grootboeknummer. Dit bespaart u weer werk.
·
Als de facturen ingelezen zijn kunt u via de knop Afsluiten dit scherm verlaten en komt u
in het dagboek terecht.
Nadat de facturen opgehaald zijn en dat
scherm afgesloten is, krijgt u de ingelezen facturen in beeld. Volg
onderstaande stappen om de facturen in bedrijfseconomie te verwerken.
In het elektronisch facturen dagboek staan de ingelezen facturen onder elkaar. Door de factuur te Selecteren, kunt u kiezen voor de knop Verwerken om de factuurregels in bedrijfseconomie te verwerken. Het volgende scherm verschijnt in beeld:
Standaard zijn alle factuurregels
aangevinkt. Eventueel kunt u hier de regels die u niet in bedrijfseconomie wilt
verwerken selecteren en verwijderen. Door op de knop verwerken te klikken worden de
(overige) factuurregels een voor een ter verwerking aangeboden.
Bij de verwerking van de factuurregels
dient u een aantal gegevens op te geven;
·
De bedrijfseconomische rubriek, de tak en de post
(voedermiddel, meststof).
·
Eventueel kun de aangemaakte
bedrijfseconomische boeking direct bekijken/wijzigen. Plaats dan een vinkje bij
“Aangemaakte boeking direct tonen”. U kunt dan het bedrag, de omschrijving,
etc. direct aanpassen.
·
Het
programma onthoudt nu van elke ingelezen regel de gekozen rubriek, tak, en
post. De eerst volgende keer dat Bedrijfseconomie dezelfde artikelen opnieuw
tegenkomt, worden deze gegevens volledig automatisch ingevuld. U hoeft dan
alleen nog maar de ingevulde gegevens te controleren en op OK te
klikken.
·
Wanneer u de gegevens van de factuur later weer
wilt bekijken, zet dan het vinkje uit bij “Verwerkte factuurregels niet tonen”.
Hierin wordt de werking van Z-Factuur uitgelegd.
In elke paragraaf wordt een stap in dit proces besproken. Eenmalig dient u een
aantal gegevens in te voeren en een aantal instellingen te doen om het
programma voor u specifieke bedrijfssituatie in te stellen. Wij adviseren u
hierbij deze volgorde aan te houden.
Wanneer u facturen wilt
inlezen via Z-factuur, dan dient u hiervoor een abonnement bij Z-factuur af te
sluiten. U kunt dit doen via de Z-factuur website: www.zfactuur.nl.
Zorg dat u hierbij de koppeling met een boekhoudprogramma actief heeft staan. U
kunt deze website ook raadplegen om te zien van welke aanbieders u de facturen
elektronisch in kunt lezen.
Tijdens de eerste keer inlezen van facturen via Z-factuur, krijgt u de mogelijkheid om direct de instellingen voor deze uitwisseling in te vullen. Volg onderstaande stappen om deze uitwisseling in te stellen.
Menu: Bedrijfseconomie, Invoer boekingen, Elektronisch facturen boek
Vul nu in het
volgende scherm uw Z-factuur inloggegevens exact in. Klik hierna op de
knop Testen inloggen.
Tip: is het de eerste keer? Vink dan een
beperkt aantal facturen aan om die door te verwerken. Wanneer u daarna de rest
van de facturen ophaalt, zijn de meeste facturen al herkend en alvast voorzien
van een grootboeknummer. Dit bespaart u werk.
Door het vinkje uit
de kolom inlezen te halen, worden facturen van deze relatie nooit
ingelezen. (Dit kan handig zijn als de facturen van deze relatie in een
andere administratie ingelezen moeten worden.)Het verwerken van de facturen gaat op gelijke wijze als in voorgaand hoofdstuk 3 EDI Factuur.
Met Z-Factuur kunnen niet alleen elektronisch facturen ingelezen worden, maar ook de afrekeningen kunnen nu elektronisch ingelezen worden. Volg onderstaande stappen om uw afrekeningen in te lezen. Hierbij wordt er van uit gegaan dat u al met Z-factuur gewerkt heeft. Is dit niet het geval, doorloop dan eerst het voorgaande hoofdstuk (Hoofdstuk 4 Z-Factuur).
Wanneer er in Pigmanager ook gebruik gemaakt wordt van de module ‘EDI Slacht’, dient deze eerst uitgewisseld te worden. Daarna kunt u de afrekeningen binnen Z-factuur ophalen en inlezen. Doet u dit niet, zullen de verkopen dubbel in Pigmanager komen te staan.
Wat wordt er dan precies ingelezen bij de VION uitwisseling via Z-factuur? Hierbij worden de afrekeningen ingelezen (financieel) met daarbij de verkopen van de (groepen) dieren. Wanneer deze boeking verwerkt zal worden, zullen de verkopen automatisch in het Pigmanager-pakket doorgevoerd worden. Hierbij worden de verkopen gekoppeld en daarbij ook met de eerder ingelezen slachtgegevens (EDI Slacht). Dit wordt verder uitgelegd in de volgende stappen.
Menu: Bedrijfseconomie, Invoer boekingen, EDI Factuur
In het nu volgende
scherm kunt u instellen van welke leverancier u facturen in wilt lezen en
vanaf welke factuurdatum. (Het instellen van de factuurdatum is alleen de
eerste keer nodig.) Stel deze nu in op de gewenste leverancier en op de
datum vanaf wanneer u de facturen wilt ontvangen.Tip: is het de eerste keer? Vink dan een
beperkt aantal facturen aan om die door te verwerken. Wanneer u daarna de rest
van de facturen ophaalt, zijn de meeste facturen al herkend en alvast voorzien
van een grootboeknummer. Dit bespaart u werk.
Nadat de facturen in het programma staan, kunnen deze verder verwerkt worden om de gegevens door te boeken. De doorverwerkte VION facturen, worden dan in zowel bedrijfseconomie als in het technische deel geplaatst.
Menu: Bedrijfseconomie,
Invoer boekingen, EDI Factuur
Nu gaat het programma de gegevens synchroniseren. Mochten de slachtgegevens eerder ingelezen zijn middels EDI-slacht, worden deze er ook automatisch aan gekoppeld in Pigmanager.
Mocht u een afrekening
tegen komen van individuele dieren (bv ‘zeugen geslacht’), dan wordt deze niet
automatisch gekoppeld, omdat het programma niet kan weten om welk dier dit
gaat. Deze boeking dient u dus zelf nog toe te voegen in Pigmanager.
Wilt u bepaalde
artikelen nooit inlezen of wilt u bepaalde facturen gelijk inlezen en niet
eerst controleren zodat het verwerken van facturen sneller gaat? Dit kan in
Bedrijfseconomie ingesteld worden:
Menu: Bedrijfseconomie,
Basisgegevens, Stamgegevens
Ga naar tabblad EDI-Artikelen
·
Hier
ziet u nu de reeds ingelezen artikelen/producten staan. Door een artikel te
selecteren en vervolgens op de knop Wijzigen te klikken kunt u de
instellingen bij het artikel bekijken.
·
Bij Actie
kunt u instellen wat het programma moet doen indien een factuurregel met het
betreffende artikel ingelezen wordt. Hieronder de instellingen op een rijtje:
o
Verwerken Van
de factuurregel met dit artikel wordt meteen een boeking
gemaakt. Er wordt gebruik gemaakt van de opgegeven
rubriek en voorkeuren.
o
Bevestigen Voordat
er een boeking wordt aangemaakt, moet u nog op OK klikken. U heeft dus nog de
gelegenheid om de ingevulde
gegevens te controleren. Dit is de standaard instelling.
o
Niet
verwerken Met
de ingelezen gegevens wordt niets gedaan voordat u zelf rubriek, tak en post heeft
ingevuld.
o
Verwijderen De
ingelezen factuurregel wordt meteen verwijderd. Er wordt
dus geen boeking aangemaakt in Bedrijfseconomie. Dit is met name handig voor zaken
die niet meegenomen moeten
worden in de bedrijfsresultaten. Denk hierbij bijvoorbeeld
aan huishoudelijke artikelen of zaken voor een andere bedrijfstak.
Met de knop onderin
het programma, start u de Selfservice van Agrovision.
U kunt de
Selfservice ook opstarten via de Agrovision website.
o Gebruikersnaam; Vul hier uw Agrovision
relatienummer/licentienummer in (deze staat ook op het beginscherm, boven uw
adresgegevens)
o Wachtwoord; Vul hier uw Agrovision wachtwoord
in
Is het Agrovision
relatienummer en/of wachtwoord niet bekend of bent u deze vergeten? Neem dan contact
op met de Agrovision Helpdesk of mail naar: servicedesk@agrovision.nl
U kunt ook bovenin
het scherm kiezen voor “Login vergeten?
Klik hier!”. Vul dan uw gebruikersnaam en e-mailadres in en we zullen u zo
spoedig mogelijk een bericht met uw inloggegevens toesturen.